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【OJT】POL初の新卒人事！OJT中の1日の流れ
こんにちは！
新卒1年目・採用担当の田上です🌷
最近の記事で冒頭に雨のことばかり書いていますが…とうとう梅雨がやってきました！笑
就活中の方は、今が一番気分が落ち込みやすい時期だと思うので、友達と会って、息抜きをしながら無理せず毎日を過ごしてくださいね😢
本日は、キッティング・営業・サポート部に引き続き、管理部のお仕事紹介ということで…
新卒1年目、人事・採用担当 田上（私）の、OJT中の1日の流れをご紹介していきたいと思います✨
盛りだくさんな1日でかなりボリュームが出てしまったので、皆さんの気になるところを中心に、少し飛ばしながら読んでいただけると幸いです😢
【目次】
■管理部とは？
・管理部所属の職種
・人事の業務内容
■１日スタート！
～10：00 出社
10：00～10：30 管理部朝礼
10：30～11：30 採用定例
12：00～13：00 休憩
13：00～15：00 管理部会議
15：00～16：00 ブース装飾準備・オリジナルグッズ発注
16：00～17：00 会社説明会
17：00～18：00 イベント戦略 打ち合わせ
18：00～19：00 振り返り・日報作成
■おわりに
・ほかにどんな業務があるの？
・次回の更新をお楽しみに！
・おまけ
管理部とは？
管理部所属の職種
本日ご紹介するのは採用担当・人事のお仕事ですが、弊社の管理部にはほかにも、経理・財務・総務のお仕事がございます。
経理…会社の使ったお金の動きを数値化・見える化して正確に管理するお仕事。財務に渡す貸借対照表や損益計算書の作成も経理が担います。
財務…会社の”これから使うお金”を管理するお仕事。具体的には、財務戦略や予算の管理、資産運用のために投資を企画したり、融資を受けるため銀行に掛け合ったりすることがあります。
総務…他の部署に属さない多種多様な業務を担います。社内イベントなどの企画運営を始め、物品管理や社内規定の改正など、その業務は多岐にわたります。
人事の業務内容
そして今回ご紹介する人事・採用は、主に会社の人材管理に関する業務を担います。
具体的には、採用戦略を立て予定通りの人数を採用したり、研修などの教育制度や福利厚生を整えたり、社員評価や昇進などから社員のモチベーションを管理したりすることが主な業務となります。
新卒1年目で人事職として入社した私の現在の業務は、新卒向けの会社説明を作成したり、応募者を管理したり、また会社を魅力付けして多くの応募者を獲得するため広報を行ったりすること。
まさにこの採用ブログも、そうした広報の一環となります🎵
人事職は、全体のお仕事内容から会社に対する深い理解が必要となりますので、新卒で人事を募集している会社はあまり多くありません。
POLは現在会社の規模が拡大中ということで、採用に力を入れるフェーズ。
学生に近い目線から新卒採用を行える人材を、ということで人事職の新卒採用を行うことになったそうです。
現在、弊社の管理部には６名が所属しており、それぞれが今ご紹介したようなお仕事内容にて業務を行っています。
しかし実際にはここまではっきりと分かれているわけではなく、それぞれが全体の動向を把握し、連携をとりながら管理部全体でお仕事を行っております💪
私のお仕事はまだまだ会社の重要な仕組みに関わる部分とは遠いところにありますが、新卒や未経験で人事職を考えている方が、入社直後にどのようなお仕事をするかというところで、参考になれば幸いです✨
前置きが長くなりましたが、ここから1日の流れをご紹介します🌼😽
１日スタート！
～10：00 出社
POLは10～19時が定時となるため、朝は少しゆっくりスタートします🌞
服装について、会社としてはオフィスカジュアル指定なので、特にスーツで行かなくてはならないわけではないのですが…
母が入社祝いでスーツを買ってくれたのと、単純にスーツがかっこよくて好きという2つの理由から、私は毎日スーツで出社しています👔
他の皆さんはスーツの方もいれば、ポロシャツなどカジュアルな格好で出社されている方もいて、部署と業務内容によって個人の選択が自由な会社だと思います🤭
出社したらまずは、メールやチャットの返信、また新たに説明会や選考の応募がないか確認し、説明会の参加者数や個人情報などを管理します。
こちらは毎日継続的に行っていくことですので、時間を決めて習慣づけをして、漏れがないように気をつけています。
10：00～10：30 管理部朝礼
本日は少し予定が詰まった1日です📓
13時から社長・監査役も参加する管理部会議があるので、事前にそこで発表する内容や情報の共有を行うため、人事・総務のみで集まって朝礼を行います🌞
この朝礼にて議事録をとるのも私の業務となります。
【朝礼のアジェンダ】
・今週のタスク共有
・連絡事項の確認
・「１０のこと」（全員発表）
・IT業界や会社に関する用語の勉強会（発表者ローテーション）
「１０のこと」とは…会社が大切にしている行動指針。
（↑こちらをクリックで実際のものをご覧いただけます🌷）
この行動指針を落とし込んで一人一人が意識しながら日々の業務を行うことができるよう、毎月1つずつテーマを決め、それについて１人ずつ今週心がけたことや、定義について調べたことなどを簡単に発表します🎵
今月は５つ目の「グローバル思考。グローバルソリューション。」がテーマです。
「グローバル」と聞くと…英語を話したり、海外に足を運んだりすることを想像してしまいますが、それはなかなか日々の業務に取り入れていくことができませんし、それが実際に管理部の業務にどれほど活きていくのかも、少し難しいところ…。
内容をあらためて捉え直し、どのように日々の業務に落とし込んで、そこから得たものをどのようにして効果的に活かせるかを考えるのが重要です。
今週私は「グローバル思考」の定義を調べ、それを再考したものを発表しました。
調べる中で、”クリティカル・シンキング（批判的思考）”つまり、現状に固執せず、疑うことで最善の方法を考えていくことが大切だと知ったため、今月は論理的思考を心がけながら業務を行っていこうと思います✨
朝礼は30分という短い時間ですが、こうした会社の行動規範や、IT業界・会社に関する用語について、その意味を考えて日々の業務に落とし込んでいくために欠かせない時間となっています。
10：30～11：30 採用定例
朝礼が終わったら、採用担当以外のメンバーは自席に戻り、残ったメンバーでこのまま採用定例を行います。
ここでは、採用の現状について詳しく情報を共有し戦略を練ります。
私の担当であるSNS（毎週更新）やブログ（隔週更新）も、この定例にて内容を提案し、どのような投稿をするか具体的に決めていきます🔥
また、この定例に参加している先輩社員たちは私の直属の上司となるので、この時間は私のOJTを効果的に進めていくための打ち合わせも兼ねています。
小さなことでも情報を共有し、相談をして決めていくのもこの定例の重要な意義です👓✎
12：00～13：00 休憩
採用定例が終わったら、11：30～12：00の空き時間で、朝にできなかった作業や先程の朝礼の議事録のまとめ・諸連絡、管理部会議の準備などを行います💻
これらの調整業務の後１時間の休憩に出ますが、13時から管理部会議が始まるため、少し早めに休憩に出て、会議に遅れないようにします！
弊社では決まった時間に皆で休憩に出るわけではなく、各々が作業の区切りのよいところで１時間の休憩をとります。10時始業となるので、13時か14時ごろ休憩に出る社員が多いです🎵
私も普段は13時から休憩をとっていますが、本日は12時に休憩に出ます👟
本日のランチタイムは近くのファミリーレストランにて昼定食を食べました🎵
毎日外食をしているわけではなく、普段は公園でお弁当を食べたり、コンビニで好きなものを買ったりしています🍚
この採用ブログではずっとガッツリと昼食を食べていますが、笑
お腹いっぱいに食べ過ぎてしまうと休憩後に眠気に襲われるので、普段はもう少し適度な量の食事をとっています😂
ゆっくりと休んだら、会社に戻って身だしなみをチェックしてから業務に戻ります。
13：00～15：00 管理部会議
先程少しお話に出ましたが、弊社では毎週１度ずつ管理部全員で集まって、会社の現状やそれぞれの業務を報告して共有する「管理部会議」を行っています。
この会議には社長も参加するため、普段忙しい社長に管理部のお仕事の状況をしっかりと伝達するのも重要です💼
実は本日の会議では、私も報告をすることになっています😵
７～９月に亘って開催される新卒採用の合同説明会に参加するのですが、そのブースを装飾する備品の発注を担っており、おおまかなデザイン案が上がってきました。
（↓こんな感じで作ってもらっています✨キャッチコピーがすごく大変でした…）
本日の会議ではその進捗を社長に報告し、デザインについて方向性や訂正などの意見をもらいます💦
他にも、オリジナルグッズ制作の簡単なデザイン確認や、今週upする予定のSNS・ブログの内容などを報告していきます。
実はここまでガッツリとした報告をするのは今回が初めて…！
緊張でとっても早口になってしまいましたが、なぜこのようなデザインにしたのか、どの案がどのような効果が想定できてよいのか、順序立てて説明し、皆さんに意見をもらいます。
今回の採用ブースの装飾は、業者選びから任され１か月ほどかけてやってきたものになるので、今回完成したのは本当に念願・渾身のデザイン案でした！
しっかりと魅力と理由を伝え、OKを頂けるよう建設的な話し方を心がけます…😭
（とんでもなく緊張しながらの報告中の田上）
結果として、基本的なところはOK、少しだけ訂正のご意見をもらうことができました✨
初めての長い報告だったため、後で振り返ることができるよう、直属の上司・新井田さんが話しているところを録音してくれていました！
聞いてみたところ……めちゃくちゃ酷かった…です…涙
話し方や伝え方はまだまだ伸びしろたっぷりと言わざるを得ないですが…結果にはとりあえず一安心、落ち着いて午後の業務に取り組むことができます😭笑
15：00～16：00 ブース装飾準備・オリジナルグッズ発注
会議が終わったら、採用ブース装飾について社長や皆さんに頂いたご意見を社内のデザイナーに共有し、今後の動向を決めていきます。
業務に不慣れな私を沢山助けて下さり、要望を汲み取ってここまで形にしてくださったデザイナーさん。
結果を聞いて安心と言ってくださり、あらためて嬉しい気持ちになりました😢💗
オリジナルグッズについても、ほとんど確定の内容を報告して確認が取れたので、この時間に発注を行っていきます。
16：00～17：00 会社説明会
16時から新井田さんの担当しているWEB新卒会社説明会があるため、出席して先輩の話し方や会社の考えを学んでいきます📚
同時に、この時間に自分で作った会社説明会用のPPTや、シナリオ（カンペ）を訂正します。
入社して２か月が経ちましたが、最近やっと40分間の会社説明ができるようになり、先週社長発表を終えたばかり💦
まだまだ改善の余地があるので、定期的に新井田さんの実際の説明会を見学し、訂正を加えるようにしています。
（↓現在はこんな感じでPPTを作成中です）
また、最後の質問コーナーでは、新卒目線からの方が応えやすいような質問もあります。
本日は就活についての質問があったので、新井田さんからの紹介の後カメラ・音声をONにして質問にお答えしました！
まだ質問回答には慣れておらず、さらに回答の機会は突然にやってくるので、いつもオドオドしてしまいますが…
話したことをメモに取ってくれる学生さんがいたりすると、本当に泣きそうなほど嬉しくなります😢😢
17：00～18：00 イベント戦略 打ち合わせ
（新井田さんとの打ち合わせの様子。撮られるのを恥ずかしがっている新井田さん🤭）
業務も終盤に差し掛かります。
ブース装飾を用意しているイベントとは別で、もう１つ採用イベントに参加することが決まったため、戦略を練るために打ち合わせを行いました！
イベントによって、来場する学生の層が全く異なるので、説明の方向性やアピールの仕方を変えたりすることで効果的な採用活動を行う必要があります。
イベント主催会社さんとの打ち合わせの内容をもとに、話し合いを進めていきます🔥
18：00～19：00 振り返り・日報作成
18時を目安に業務に区切りをつけ、OJTを担当してくれている新井田さんと1日の振り返りをして、明日の予定を確認します。
その後、手がつけられていなかった業務を終わらせ、30分ほどで日報を作成します。
日報は社長を含めた上長に送信する形になっているので、毎日見られる意識をして書く必要があります🔥
後から新卒の頃の自分が何を考えていたのかを振り返るためにも、とても重要な作業です。
19：00 退社
日報が上がり次第退勤です🎵
本日の退勤時間は19：04、ほぼ定時に退社することができました✨
以上で１日の流れは終了です🌼
おわりに
本日の記事では入社してから２か月が経った、管理部会議の1日をご紹介いたしました✨
できごとの多い1日で、とっても長い記事になってしまいましたが、ここまで読んでくださり本当にありがとうございます🌷😻💦
他の日の業務
ご紹介した1日はアウトプットばかりとなってしまいましたが、
現在はOJT期間となりますので、他の日は製品や事業、部署について学んだり、IT業界についてのウェビナーを見たりとインプットをメインに行う日もあります✍
ブログでご紹介してきた１日体験も、採用をするにあたって社員の仕事内容を理解するための研修の一環です◎
さらに、この次の日は１日ブログを書いたりインスタの投稿を作ったりと、広報をメインに行いました。
このように業務は多岐に亘りますが、基本的には研修、業務としては広報と、採用関係のことを行う形になります✨
裁量は比較的大きいと思うのですが、研修期間でありながら自分の頑張りを評価してもらえる機会が沢山あるのは大きなやりがいです💪
次回の更新をお楽しみに！
記事のボリュームが大きくなってしまったので、終論はほどほどに、今回の記事はここまでとさせていただきたいと思います😂
最後までご覧いただき、本当にありがとうございました✨
入社２か月の社員の１日の流れや、採用担当の雰囲気が少しでも伝わっていれば幸いです🌷
今後は採用にしっかりと関わっていけるよう、残り1か月となったOJTにも全力で取り組んでいきたいと思います！
次回の更新は２週間後の予定です。お楽しみに🎵
おまけ
記事を読んでいて目に入ってきた方も多いかと思うのですが…デスク回りに色々置いています！笑
家と同じくらい長い時間を過ごすことになるデスクを、自分の過ごしやすい環境にすることもお仕事を楽しくする秘訣です🤭（推奨はしてません笑）
END.
